Kinh nghiệm quản lý quán cà phê cho người mới mở quán kinh doanh

Kinh doanh quán cà phê ngoài vốn thì chủ quán cần phải trang bị cho mình kiến thức quản lý và kinh doanh quán. Dù quán lớn hay nhỏ thì việc quản lý kỹ lưỡng sẽ giúp cho bạn đạt được lợi suất kinh doanh mong đợi và tránh thất thoát doanh thu. 

1. Quản lý tài chính thu chi

* Quản lý thu: 

Đối với nguồn thu của quán sẽ có khá nhiều trường hợp có thể xảy ra như:

  • Nhân viên thu ngân không trung thực.
  • Nhận tiền của khách nhưng không đưa lại.
  • Quán quá đông mà thu nhầm, thu thừa thiếu.
  • Quán quá đông, quên thu tiền của khách.

Do vậy, để quản lý nguồn thu hiệu quả nhất, anh chị nên phân công ghi chép đầy đủ mỗi khoản mà nhân viên thu ngân thu về để đối chiếu hàng ngày.

Hoặc anh chị có thể trang bị cho quán hệ thống máy tính tiền điện tử, vừa đơn giản trong việc order đồ uống, vừa thuận tiện cho việc kiểm soát số tiền thu về. Đồng thời đừng quên lắp camera tại bàn thu ngân để giám sát các hoạt động của nhân viên, tránh các rủi ro không cần thiết.

* Quản lý chi: 

Điều quan trọng trong quản lý chi chính là chủ cửa hàng phải biết chi tiêu hợp lý, tính toán làm sao để các khoản chi phù hợp nhất, cố gắng giữ cho nguồn vốn ổn định.

Cách tốt nhất để kiểm soát được vấn đề chi sao cho phù hợp là thường xuyên đối chiếu số tiền thu chi của quán sau mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng. Như vậy thì anh chị sẽ dễ dàng phân tích và đưa ra được những quyết định đúng đắn khi chi tiêu hơn.

=> Kinh nghiệm quản lý thu chi là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết khi mở quán cà phê. Khi bạn kiểm soát được mức thu chi, cân đo đong đếm sao cho số tiền phát sinh không ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận kinh doanh. Cách tốt nhất để quản lý thu chi chặt chẽ là thường xuyên đối chiếu các khoản chi phí nguyên liệu, lương nhân viên, tiền nhập hàng, phí marketing, phí phát sinh, phí duy trì… theo ngày, tuần, tháng…

Ngoài ra, bạn cần nhắc nhở nhân viên giữ lại toàn bộ các giấy tờ giao dịch như: bill tính tiền, giấy ký nhận ngân hàng, phiếu nhập/xuất kho… để bạn dễ dàng đối chiếu.

2. Quản lý nhân sự

Nhân viên là người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, đại diện cho hình ảnh thương hiệu, đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành quán cà phê. Với kinh nghiệm quản lý quán cà phê sẽ giúp cho năng suất công việc đạt hiệu quả, cũng như nhân viên có thể phát huy và phát triển được năng lực của mình.

Vì vậy hãy đặt ra một bản nội quy, yêu cầu và trách nhiệm thật chặt chẽ và chi tiết cho từng bộ phận, những bộ phân như thu ngân, pha chế, phục vụ, bảo vệ… đều cần có một bản nội quy quyền hạn của mình.

3. Quản lý cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất quán cà phê có thể chia ra làm hai phần chính đó là các thiết bị phục vụ pha chế, trang thiết bị phục vụ khách hàng và các thiết bị thanh toán:

  • Thiết bị phục vụ pha chế bao gồm các máy xay cafe, máy pha cà phê, máy pha sinh tố, cùng với các máy móc khác. Người quản lý phải nắm bắt được menu của quán từ đó mua sắm đầu tư các trang thiết bị pha chế cho nhân viên phù hợp. Bên cạnh đó, người quản lý quản cà phê cũng cần nắm thông tin để nâng cấp hoặc thay đổi các thiết bị cho phù hợp với menu và lượng khách hàng của quán.
  • Trang thiết bị phục vụ khách hàng bao gồm bàn, ghế, máy lạnh, wifi và các thiết bị khác. Để quán làm việc năng suất, bạn phải đảm bảo được các thiết bị này chắc chắn, hoạt động trơn tru giúp nhân viên để cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Ngoài ra cũng nên chuẩn bị các bàn ghế dự phòng trong trường hợp khách hàng đông vào giờ cao điểm hoặc trường hợp thay thế cho các bàn ghế bị hư hỏng trong quá trình kinh doanh.
  • Thiết bị phục vụ giúp nhân viên thanh toán: các thiết bị gồm có, máy in hóa đơn, ứng dụng quản lý tiệm cafe cùng nhiều sản phẩm khác. Những sản phẩm này sẽ cung cấp cho bạn giải pháp quản lý kinh doanh hiệu quả, nhanh chóng và chính xác.

4. Quản lý nguyên vật liệu 

Việc quản lý nguyên vật liệu là vấn đề tương đối khó kiểm soát với mô hình kinh doanh đồ uống nếu người chủ, người quản lý không có kiến thức và kinh nghiệm về pha chế. Đặc biệt đối với bộ phận quầy bar và bộ phận bếp.

  • Việc bộ phân bếp định lượng sai khối lượng các nguyên vật liệu cần thiết đều sẽ gây ra hậu quả nhất định. Đặc biệt là với ngành đồ uống, các nguyên liệu như hoa quả cần sự tươi mới nhất định, việc định lượng thừa nguyên vật liệu sẽ gây ra lãng phí, việc định lượng thiếu dẫn đến tình trạng khách hàng gọi món nhưng đã hết đồ, làm ảnh hưởng đến uy tín của quán.
  • Nhân viên pha chế định lượng thức uống, công thức pha chế lúc dư lúc thiếu sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự hài lòng của khách hàng về chất lượng đồ uống.

5. Menu Quán

Quản lý menu của quán cũng là điều cần thiết mà mỗi chủ cửa hàng cũng cần thường xuyên phải chú ý tới, bởi xu hướng đồ uống luôn thay đổi từng ngày, việc cập nhật những món đồ uống đang hot, theo trào lưu là điều rất cần thiết để kinh doanh đồ uống hiệu quả. Có menu phù hợp với mô hình quán bên cạnh cà phê sẽ giúp doanh số của bạn ngày càng tăng.

6. Quản lý chất lượng dịch vụ

Chất lượng dịch vụ là thang đo sự hài lòng của khách hàng về chất lượng của sản phẩm kinh doanh. Sự hài lòng sẽ được phân ra ba cấp độ: không hài lòng nếu cảm nhận thấp hơn sự kỳ vọng, hài lòng khi khách hàng cảm thấy tương đối với sự kỳ vọng và khi khách hàng cảm thấy thích thú, hài lòng đối với những sản phẩm mang lại cảm nhận vượt trên kỳ vọng.

Một trong những kinh nghiệm quản lý quán café hiệu quả đó là xác định được mong đợi của khách hàng mục tiêu và thiết lập những quy tắc quản lý chất lượng dịch vụ. Những yếu tố quản lý quan trọng ở trên như: nhân sự, cơ sở vật chất, nguyên liệu… sẽ góp phần giúp cho chất lượng dịch vụ tốt hơn.

Những thành phần cơ bản của chất lượng dịch vụ gồm có:

– Nhận diện thương hiệu: đồng phục, hình ảnh & logo thương hiệu… VD: Starbuck gắn liền với màu xanh lá cây, logo có hình giống cô gái…

– Độ tin cậy: ấn tượng ngay ban đầu rất quan trọng để hình thành sự tin cậy trong lòng khách hàng.

– Tính đáp ứng: thể hiện thái độ và tinh thần sẵn sàng phục vụ khách hàng. VD: chủ động hướng dẫn chỗ ngồi cho khách hàng mới, chưa tìm được chỗ ngồi…

– Sự chuyên nghiệp: thể hiện qua kiến thức chuyên môn, sự sẵn sàng và giải quyết được những thắc mắc của khách hàng. VD: thanh toán nhanh, chính xác; giới thiệu món đồ uống…

– Sự quan tâm: là mức độ thể hiện sự tinh tế quan tâm đến khách hàng. VD: mang khăn giấy cho khách khi trời mưa, nhớ cách pha đồ uống cho khách quen…

7. Marketing quảng cáo quán hiệu quả

Chiến dịch Marketing sẽ giúp cho thương hiệu của bạn thu hút khách hàng mới và chăm sóc những khách hàng thân thiết. Hơn nữa, bạn có thể tận dụng hệ thống mạng xã hội như: Facebook, Instagram, Tik Tok, Foody, Grab… để tiếp cận khách hàng lân cận, giới thiệu hình ảnh quán cà phê rộng rãi và thu hút thêm khách hàng.

Tổng hợp